En 2013, el Ministerio de las Telecomunicaciones y de la Sociedad de la Información, reconocía que, “el aumento de un 10% de los índices de digitalización de un país contribuye a un incremento del 0.51% del Producto Interno Bruto”, en el documento Incidencias de las TIC en el sector empresarial del Ecuador.
Una década después, que las empresas ecuatorianas implementen las tecnologías en sus procesos, continúa siendo un reto. Un estudio de la consultora PwC, con corte al 2022, señala que el 89% de las empresas consideran que actualmente se encuentran en un proceso de transformación digital. La investigación también apuntó que, en Ecuador, un 65% de las empresas han tenido la necesidad de capacitar a sus empleados e invertir en nuevas herramientas digitales para hacerle frente a esta tarea.
La ofimática o burótica es el conjunto de elementos informáticos que se enfocan en automatizar y optimizar las tareas y funciones diarias en la oficina. Lo que se busca es facilitar la gestión más eficiente de las tareas administrativas y, para ello, se usan herramientas, softwares, técnicas y aplicaciones informáticas.
Es por esto que la ofimática incluye desde los procesadores de texto y softwares para generar y administrar bases de datos, hasta los sistemas informáticos y dispositivos inteligentes que automatizan los procesos de la gestión empresarial.
Básicamente, la función de las herramientas y aplicaciones ofimáticas es crear, gestionar, compartir y almacenar todo tipo de archivos o información relevante para el entorno empresarial.
Gracias a la ofimática, es posible crear hojas de cálculo y análisis de datos, desarrollar y editar archivos de texto, realizar presentaciones visuales y tramitar archivos de manera más rápida y sencilla. Otra de las ventajas es que facilita la comunicación a distancia, la administración de las tareas empresariales y la gestión de todo tipo de bases de datos.
Gracias al desarrollo de la tecnología, actualmente las empresas cuentan con muchos programas de ofimática que apoyan la gestión de sus tareas cotidianas, al tiempo que optimizan el flujo de trabajo.
Sin embargo, existen algunos programas de ofimática “básicos” que están presentes en un gran número de oficinas:
La implementación de la ofimática es efectiva a la hora de facilitar las tareas de oficina, además de optimizar los procesos administrativos y ayudar a gestionar mejor la información. Esto redunda en una reducción significativa de los costos, un uso más racional del tiempo y un mayor rendimiento y control.
Sin embargo, hay que advertir que los aspectos retadores de la ofimática se refieren a temas como su dependencia a la energía eléctrica, los problemas de privacidad, posibles errores en los sistemas ofimáticos o fallos en la red. Estos inconvenientes suponen un problema y una oportunidad para las empresas, ya que deben contar con el personal adecuado y los protocolos de actuación para hacerle frente a estos escenarios.